Digitaler Arbeitsplatz: So gelingt die Arbeit im Team auf Distanz

Im vergangenen Jahr hat sich vermehrt eine „Work-From-Anywhere“-Kultur etabliert, die es Teams ermöglicht auch außerhalb des Firmenbüros (über den virtuellen Weg) zusammenzuarbeiten. Doch für Teams, in denen regelmäßige Abstimmungen aber auch informeller Austausch eine besonders wichtige Rolle spielen, birgt die physische Distanz einige Herausforderungen. In diesem Fall ist es besonders entscheidend die Motivation aller Teammitglieder hochzuhalten und jedem bzw. jeder gleichermaßen die Möglichkeiten zu bieten, sich aktiv und produktiv am Austausch und Zusammenarbeit beteiligen zu können – auch aus der Distanz.

Unternehmen werden ihre Teams dabei unterstützen müssen, sich an die Veränderungen anzupassen und gleichzeitig weiterhin gemeinsame Erlebnisse ermöglichen. Dafür werden digitale Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams erleichtern, unumgänglich sein.

Einfache Koordination & Transparenz

Digitale Plattformen wie zum Beispiel Miro, Bluescape, Slack und Microsoft Teams bieten virtuelle Gemeinschaftsräume, in denen zusammengearbeitet werden kann. Sie vereinfachen insbesondere die Koordination von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Deadlines und Gruppen-Zugängen. Darüber hinaus gewähren sie allen Team-Mitgliedern Einblick, wann und wo welche Aufgabe von wem erledigt wird. Wenn Teams digitale Werkzeuge dieser Art gemeinsam nutzen, steigert das die Produktivität und Motivation durch den besseren Informationsaustausch untereinander.

Gleichheit in der Zusammenarbeit

Ein weiterer grundlegender Vorteil von sogenannten „Workstream Tools“ oder „Kollaborations-Tool“ ist, dass sie Arbeitserlebnisse schaffen können, die für das gesamte Team gleich sind. Sie bieten eine Möglichkeit für alle Teammitglieder gleichermaßen ihre Beiträge zu teilen und Ideen einzubringen – auch für Personen, die sich auf andere Art und Weise nicht so gut einbringen könnten. Dies fördert die Vielfalt an Ideen, sowie eine ausgewogene Balance an Beiträgen von Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Talenten.

Die gleichen Ziele im Blick haben

Kollaborations-Tools bieten einen virtuellen Raum für den spontanen aber auch geplanten Austausch von Ideen und Informationen. Sie ermöglichen somit ein hohes Maß an Beteiligung, schaffen Klarheit und erleichtern das Verfolgen gemeinsamer Ziele. Darüber hinaus bieten sie eine gute Möglichkeit, kollektives Wissen aufzubauen und Frustration bei Problemlösungen zu überwinden.

Hier ein paar Tipps für das Gelingen der virtuellen Zusammenarbeit:

  • Es sollte sichergestellt werden, dass die neuen Technologien Vorteile in der Zusammenarbeit gegenüber herkömmlichen Methoden bringen und die Komplexität reduzieren.
  • Chefs oder Teamleiter sollten die Anwendung der neuen Tools vorleben und eine Integration in die täglichen Strukturen ermutigen.
  • Es benötigt (Zeit-)Ressourcen für die Anwendung neuer Tools und die Besprechung und Beseitigung möglicher Schmerzpunkte.
Unser Fazit:

Um effizient arbeiten zu können, benötigen Teams gemeinsame Arbeitsräume – egal ob virtuell oder physisch. Dabei sollte es mindestens eine Kollaborationsplattform ermöglichen, dass alle Teammitglieder reibungslosen Zugriff auf relevante Informationen haben und mit ihren Kolleg*innen kommunizieren können – egal, von wo aus sie arbeiten.

Die Effizienz und gemeinsame Ziel-Ausrichtung, die diese Plattformen ermöglichen, sind unvergleichlich und können die Leistung eines Teams auf das nächste Level heben.