B.Complete versteht New Work als Werkzeugkasten voller Ideen und Instrumente zum Thema zukunftsorientiertes Arbeiten. Unsere Mission ist, klein- und mittelständischen Betrieben diese Überlegungen näher zu bringen und gute Tools, Konzepte und Lösungen anzubieten. Denn jedes Investment in eine motivierte und glückliche Belegschaft macht sich um ein Vielfaches in Produktivität und damit Unternehmenserfolg bezahlt.
Leere Schreibtische, ungenutzte Konferenzräume – ein Bild, das sich in vielen Büros seit der Pandemie verstärkt zeigt. Mittlerweile ist wieder ein Trend in Richtung „Zurück ins Büro“ zu erleben, allerdings nicht in dem Ausmaß, in dem es zuvor der Fall war. Viele Büroflächen waren auf eine größere Anzahl an Mitarbeitern ausgelegt, welche sich zur selben Zeit im Büro befanden. Die nun teilweise leerstehenden Flächen bedeuten nicht nur ungenutztes Potential, sondern auch hohe Kosten.
Es ist somit nicht verwunderlich, dass sich die effiziente Nutzung von Büroflächen als strategisches Instrument für viele Firmen etabliert hat, um diese hohen Kosten zu senken und sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. Es geht darum die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern, Produktivität zu steigern und den ESG Kriterien gerecht zu werden.
Vom Kostenfresser zum Produktivitätsbooster
Die Bürofläche als Statussymbol hat sich heutzutage weiterentwickelt. Büros sind Orte an denen Mitarbeiter experimentieren, lernen und sich austauschen sollen. Große Unternehmen wie Google und Facebook bezeichnen deshalb ihre Firmensitze als Campus, um genau diese Nutzung und diese Arbeitskultur zu verstärken. Große Büroflächen zu besitzen ist schon lange nicht mehr ein Zeichen des Erfolgs. Die Kosten zum Mieten und auch Kosten für die Instandhaltung sind drastisch gestiegen und stellen heutzutage einen erheblichen Kostenblock dar.
Studien des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), zeigen, dass durch intelligente Flächennutzung Einsparungen von bis zu 30% möglich sind. Zalando hat durch ein Desk-Sharing System und mit multifunktionalen Räumen eine Kostensenkung von 20% pro Arbeitsplatz erzielen können. Zeitgleich wurde dadurch auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität gesteigert. Die hier angebotenen unterschiedlichen Arbeitsbereiche decken eine Vielzahl von Bedürfnissen ab und fungieren als Werkzeug für diverse Arbeitsstile.
Starre Arbeitsweisen und Methoden sind Vergangenheit
Die Einbindung von neuen Arbeitsmethoden und -modellen ist nicht nur großartig, um Kosten zu senken, sondern auch ein treibender Grund, weshalb Mitarbeiter weniger Zeit im Büro verbringen. Beispiele wie Zalando zeigen, dass die Einbindung von zum Beispiel Desk-Sharing Modellen nicht nur Kosten senken kann, sondern sich auch positiv auf das Wohlbefinden und die Produktivität von Mitarbeitern auswirken. Studien zeigen, dass Mitarbeiter zwar wieder zurück in das Büro kommen wollen, allerdings nur zwei oder drei Tage pro Woche. Das bedeutet für Unternehmen, dass talentiertes Personal mehr Wert auf Flexibilität legt und, dass die benötigte Bürofläche geringer ist, als es in der Vergangenheit der Fall war.
Es zeigt auch, dass die Fläche selbst andere Bedürfnisse abdecken muss, um diese Flexibilität bieten zu können. Dadurch ist die Qualität von Büroflächen weitaus wichtiger, um Mitarbeiter anzulocken und zu halten und die Ausstattung, als auch die Lage wird eine weitaus größere Rolle spielen. Besonders wichtig ist, dass Firmen erkennen, dass ein Büro mehr als nur ein Meer aus Schreibtischen ist. Bereiche, die sowohl konzentriertes Arbeiten ermöglichen als auch informelle Kommunikation und unterschiedliche Meetingarten fördern werden immer wichtiger, um Unternehmen nicht nur attraktiver zu machen, sondern auch den weiteren Erfolg zu gewährleisten und sich als Vorreiter zu positionieren.
Mehr als nur finanzielle Einsparungen
Wie bereits angesprochen, steigern flexibel und anregend gestaltete Büroräume die Produktivität. Studien des Leesman Index zeigen, dass Mitarbeiter in aktivitätsbasierten Büros von einer Produktivitätssteigerung von 14% berichten. Zeitgleich bedeutet eine Reduzierung der Bürofläche auch eine Senkung des Energieverbrauchs für Heizung, Beleuchtung und Klimatisierung. Faktoren die zu einer ökologisch nachhaltigeren Bürogestaltung beitragen.
Unternehmen welche ihre bisherige Bürofläche überdenken, um diese effizienter zu nutzen, sollten sich überlegen, wie sie moderne Arbeitsmethoden dazu nutzen, um Energiekosten zu senken. Im Falle von vorab definierten Bürotagen zum Beispiel können Unternehmen an „Nicht“ Bürotagen Heizkosten oder Beleuchtungskosten reduzieren. Dies kann eine erhebliche Auswirkung nicht nur auf die Kosten haben, sondern ist auch förderlich für eine nachhaltigere Bürogestaltung. Laut dem deutschen Umweltbundesamtes kann eine Reduzierung der Bürofläche um 10% alleine, eine CO² Einsparung von bis zu 100 Tonnen pro Jahr bedeuten. Ein Bespiel hierfür ist der Versicherungskonzern AXA, welcher seinen CO²-Ausstoß um 30% gesenkt hatte. Firmen die ihre Nachhaltigkeitsziele definieren, oder bereits daran arbeiten, sollten deshalb unbedingt auch ihre Büroflächen umdenken.
Fazit:
Die Optimierung einer Bürofläche erfordert sorgfältige Planung und Analyse der unterschiedlichsten Faktoren. Wichtig ist, dass man die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter hierbei nicht aus den Augen verliert. Für Firmen die auch in Zukunft Erfolg haben wollen ist es ein strategischer Faktor der miteinbezogen werden muss. Die Anpassung und Optimierung seiner Bürofläche fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und spart am Ende des Tages Geld, der zeitgleich auch noch einen Mehrwert für das Unternehmen schafft. Ein Blick auf die Zahlen zeigt, dass sich Investitionen in diesen Bereich definitiv wirtschaftlich, ökologisch und sozial lohnen.
Ist Ihr Büro bereit für die Zukunft? Es geht nicht darum, radikal alles umzukrempeln. Wir empfehlen Schritt für Schritt Veränderungen vorzunehmen und die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen. So erzielt man ein Arbeitsumfeld, das produktiv und zukunftsfähig ist und positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber.
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