Umziehen oder umbauen?

Den richtigen Zeitpunkt für den Büroumzug erkennen

Sechs messbare Signale, dass das Büro zu klein geworden ist

Wer nach Büroumzug sucht, findet Checklisten. Wann die Kartons bestellt werden, wann die Post umgemeldet wird, wann die Telefonanlage umgezogen wird. Alle beantworten dieselbe Frage: wie ziehe ich um.

Die eigentliche Frage kommt vorher und wird kaum irgendwo behandelt. Soll ich überhaupt umziehen? Denn ein Umzug ist die teuerste aller Optionen. Er ist manchmal richtig und oft vermeidbar.

Dieser Beitrag liefert zwei Dinge. Sechs Signale, die sich messen lassen, statt sich nur anzufühlen. Und ein Raster, das zeigt, wann Umzug, Umbau oder Nachverdichtung die richtige Antwort ist.

Warum der Zeitpunkt so oft verpasst wird

Der übliche Ablauf sieht so aus. Es wird enger, man behilft sich. Ein Schreibtisch kommt in den Besprechungsraum. Der Besprechungsraum ist dann dauerhaft belegt, also weicht man auf ein Café aus. Neue Mitarbeitende bekommen Homeoffice zugesagt, weil kein Platz ist. Irgendwann kündigt jemand und nennt im Austrittsgespräch das Büro als einen von mehreren Gründen.

Bis dahin ist ein Jahr vergangen. Und jetzt steht die Entscheidung unter Zeitdruck, was sie automatisch teurer macht. Ein Umzug braucht realistisch neun bis zwölf Monate Vorlauf, allein weil passende Flächen in Wien knapp sind. Die Leerstandsquote liegt bei rund 4,4 Prozent (OTTO Immobilien, Halbjahresbilanz Gewerbe, Juli 2026). Wer erst sucht, wenn es weh tut, nimmt, was übrig ist.

Die sechs Signale

Ein Signal ist ein Hinweis. Zwei bis drei bedeuten Handlungsbedarf innerhalb von zwölf Monaten. Ab vier ist die Frage nicht mehr ob, sondern in welcher Form.

1. Die Flächenkennzahl unterschreitet den Richtwert

Rechnen Sie die gesamte Bürofläche durch die Anzahl der Personen, die regelmäßig vor Ort sind. Nicht durch die Zahl der Arbeitsplätze und nicht durch die Zahl aller Mitarbeitenden.

Das gesetzliche Minimum in Österreich regelt § 24 der Arbeitsstättenverordnung. Vorgesehen sind 8 Quadratmeter Bodenfläche für die erste Person, 5 Quadratmeter für jede weitere, dazu mindestens 2 Quadratmeter zusammenhängende freie Bodenfläche am Arbeitsplatz. Der Luftraum muss bei Arbeiten mit geringer körperlicher Belastung, worunter Bürotätigkeit fällt, mindestens 12 Kubikmeter je Person betragen. Das ist eine Untergrenze, kein Zielwert.

Wenn Ihr Wert unter 10 Quadratmetern pro anwesender Person liegt, ist das Büro funktional zu klein, unabhängig davon, ob es formal noch zulässig ist. Zwischen 10 und 12 wird es eng, sobald das Team wächst.

2. Die Besprechungsräume sind über 70 Prozent ausgelastet

Das ist das verlässlichste Frühwarnsignal, weil es sich einfach messen lässt. Ziehen Sie die Belegung aus dem Kalendersystem für vier zusammenhängende Wochen.

Ab etwa 70 Prozent Auslastung in der Kernzeit ist ein Raum praktisch nicht mehr spontan verfügbar. Ab diesem Punkt beginnen Ausweichmuster: Gespräche im Gang, Telefonate am Arbeitsplatz, Meetings, die nur noch digital stattfinden, obwohl alle im Haus sind.

3. Konzentriertes Arbeiten findet nicht mehr im Büro statt

Fragen Sie im Team, wo die anspruchsvollen Aufgaben erledigt werden. Wenn die Antwort überwiegend „zuhause“ lautet, ist das eine Aussage über den Raum, nicht über die Menschen.

Der Zusammenhang ist gut belegt. Eine Untersuchung der TU Eindhoven zeigt, dass 81 Prozent der Befragten verständliche Gespräche in Schreibtischnähe als produktivitätsmindernd empfinden, Telefonate stören 74 Prozent. Im Leesman-Benchmark, der auf über einer halben Million Befragten beruht, sind nur 31 Prozent der Bürobeschäftigten mit dem Geräuschpegel an ihrem Arbeitsplatz zufrieden.

Bei Krone.at war das die Ausgangslage. Die Lage der Fläche im 19. Bezirk war gut, die Arbeitsplätze aber nicht mehr zeitgemäß, sie boten wenig Privatsphäre und die Fläche konnte nicht effizient genutzt werden.

4. Die Ausstattung stammt aus mehreren Beschaffungsepochen

Ein weiches Signal mit harter Wirkung. Wenn sich am Mobiliar ablesen lässt, wann welches Budget frei war, wirkt der Raum ungeplant, egal wie gut die einzelnen Stücke sind.

Bei Krone.at wurde genau das beschrieben: sperrige Möbel, deren Formen nicht zur Fläche passten, und ein Büro, das von den unterschiedlichen Beschaffungsepochen gezeichnet war.

5. Das Büro kommt im Recruiting negativ vor

Wenn Bewerber:innen nach der Besichtigung abspringen oder Homeoffice-Zusagen zur Voraussetzung werden, ist der Raum bereits ein Kostenfaktor im Personalprozess. Die Kosten einer Nachbesetzung lagen in Österreich laut einer Deloitte-Erhebung bei durchschnittlich rund € 14.900,-, in Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden bei € 13.705,-. Die Erhebung stammt aus 2018/19, heute liegen die Werte inflationsbedingt höher.

Zwei verhinderte Kündigungen finanzieren einen erheblichen Teil einer Neuausstattung.

6. Der Mietvertrag läuft in weniger als 18 Monaten aus

Kein inhaltliches Signal, aber das mit der härtesten Frist. Wer 18 Monate vor Vertragsende noch nicht entschieden hat, verliert die Verhandlungsposition. Innerhalb dieses Fensters lässt sich mit dem Vermieter über Adaptierungen, Mietanreize oder eine Verlängerung zu besseren Konditionen sprechen. Danach nicht mehr.

Auswertung: Ein Signal ist ein Hinweis. Zwei bis drei bedeuten Handlungsbedarf innerhalb der nächsten zwölf Monate. Ab vier ist die Frage nicht mehr ob, sondern in welcher Form.

Umziehen ist nicht die einzige Antwort

Hier wird es interessant. Denn drei der sechs Signale lassen sich ohne Standortwechsel auflösen.

Nachverdichten heißt: dieselbe Fläche trägt mehr Personen, weil die Zonierung besser wird. Das funktioniert, wenn die Fläche im Grundsatz passt und nur schlecht geschnitten genutzt wird. Bei Krone.at wurde die Bestandsfläche saniert statt aufgegeben. Neuer Akustikboden aus vollständig recyceltem Kunststoff, Akustikpaneele an den Arbeitsplätzen, Wandpaneele mit Pflanzenhalterungen, ein Beschattungssystem, das pro Fenster einstellbar ist, und Apothekerschränke als Raumtrenner. Die Umsetzung in der Fläche dauerte drei Wochen, das Gesamtprojekt dreieinhalb Monate. Das Ergebnis war eine Steigerung der Präsenz im Büro um 75 Prozent an sonst üblichen Homeoffice-Tagen.
Teilweise umbauen heißt: nur die Bereiche anfassen, die das Problem verursachen. CTI Meeting Technology hat in einem Wiener Altbau ausschließlich Eingangsbereich und Küche neu gemacht, in etwa einem Monat. Die Arbeitsbereiche folgen in einem späteren Schritt. Das ist die günstigste Variante und funktioniert, wenn das Problem in den Gemeinschaftsflächen liegt und nicht an den Arbeitsplätzen.
Umziehen ist richtig, wenn die Fläche selbst der Engpass ist. Bei Sony Music Entertainment Austria entsprach der bisherige Standort den Anforderungen nicht mehr, die Bürostrukturen waren zu kleinteilig und die Flächennutzung unpassend. Hier half kein Umbau. Der Umzug umfasste die Flächensuche vor Mietvertragsabschluss, die Visualisierung des Potenzials der neuen Fläche im BC Lookbook, den Mieterrückbau der alten Fläche und die Übersiedlung.

Bei Coredat war der Auslöser das Wachstum. Der Weg führte aus dem Altbau in das Bürogebäude Francis, wobei bewusst geprüft wurde, welche Bestandselemente mitgehen. Teppiche, Bürostühle und Leuchten wurden weiterverwendet.

Das Entscheidungsraster

Krone.at hat nachverdichtet, CTI Meeting Technology teilweise umgebaut, Sony Music und Coredat sind umgezogen. Alle vier Wege sind richtig, je nach Ausgangslage.

Ausgangslage	Richtige Antwort
Fläche reicht rechnerisch, wirkt aber voll	Nachverdichten und zonieren
Arbeitsplätze in Ordnung, Gemeinschaftsflächen nicht	Teilumbau
Fläche zu klein, Standort und Vertrag passen	Zusatzfläche im selben Haus prüfen
Fläche zu klein, Vertrag läuft aus	Umzug
Grundriss verhindert jede sinnvolle Aufteilung	Umzug
Standort selbst ist das Problem, etwa bei der Erreichbarkeit	Umzug

Der Punkt, der fast immer übersehen wird

Die Möbel. Bei einem Umzug wird über Fläche, Miete und Logistik gesprochen. Dass die bestehende Ausstattung in den neuen Grundriss meist nicht passt, kommt spät zur Sprache und dann als unerwartete Position im Budget.

Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Folge der Reihenfolge. Erst wird die Fläche gesucht, dann der Vertrag unterschrieben, dann geplant. Zu dem Zeitpunkt ist der Handlungsspielraum weg.

Sinnvoller ist der umgekehrte Weg. Wer vor der Vertragsunterschrift visualisieren lässt, wie das eigene Team auf der Fläche tatsächlich arbeiten würde, erkennt Probleme, solange sie noch nichts kosten. Bei Sony Music wurde die Fläche genau deshalb bereits vor Abschluss des Mietvertrags gemeinsam begutachtet und ihr Potenzial im BC Lookbook sichtbar gemacht.

Fazit

Der richtige Zeitpunkt für die Entscheidung liegt lange vor dem Zeitpunkt, an dem es unangenehm wird. Messen Sie Flächenkennzahl und Raumauslastung einmal im Quartal, dann sehen Sie die Entwicklung, bevor sie zum Problem wird. Und prüfen Sie den Umbau ehrlich, bevor Sie den Umzug planen. In etwa der Hälfte unserer Projekte ist die bestehende Fläche besser, als sie sich anfühlt.

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