Büroflächenrevolution: Mehr als leere Schreibtische
8. Februar 2024
Wie Büroflächenoptimierung Unternehmen zukunftsfähig macht.
B.Complete versteht New Work als Werkzeugkasten voller Ideen und Instrumente zum Thema zukunftsorientiertes Arbeiten. Unsere Mission ist, klein- und mittelständischen Betrieben diese Überlegungen näher zu bringen und gute Tools, Konzepte und Lösungen anzubieten. Denn jedes Investment in eine motivierte und glückliche Belegschaft macht sich um ein Vielfaches in Produktivität und damit Unternehmenserfolg bezahlt.
Wie Büroflächenoptimierung Unternehmen zukunftsfähig macht.
Inmitten der modernen Arbeitswelt, wo Agilität und Anpassungsfähigkeit hoch im Kurs stehen, spiegelt sich dieser Wandel auch in der Gestaltung der Büroflächen wider. Remote oder Hybrid Work ist einer der Gründe warum viele Unternehmen mit der Frage konfrontiert werden, ob ihre Büroräumlichkeiten so wie sie vor der Pandemie waren überhaupt noch Sinn machen. Wie wir in unserem letzten Blogbeitrag berichtet haben, steht Flächenoptimierung hier hoch im Kurs. Besonders unter dem Aspekt der Kostenreduktion.
Ein Trend den wir hier angesprochen hatten, welcher auch in den letzten Jahren an Fahrt gewonnen hat, und immer noch gewinnt, ist das sogenannte „Desk-Sharing“ oder auch „Hot-Desk“. Viele Unternehmen setzen immer mehr auf das Konzept, um ihre Büroflächen zu optimieren und so Kosten zu senken. Was genau verbirgt sich aber hinter dem Konzept und welche Auswirkungen hat es auf Unternehmen, Mitarbeiter und die Bürolandschaft?
Beim Desk-Sharing gibt es verschiedene Methoden, die Unternehmen entwickelt haben, um es auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Wichtig ist dabei zu entscheiden, wie es genutzt werden soll und was am besten für das jeweilige Unternehmen und seine Mitarbeiter funktioniert.
Hot-Desk ist eine Art des Desk-Sharing. Hierbei bezieht sich der Name auf die „First come, first serve“ Dynamik des Systems. Mitarbeiter buchen hier nicht vorab einen Tisch, sondern wählen direkt an dem jeweiligen Bürotag einen Tisch spontan aus.
Eine Alternative hierzu ist ein klassisches Booking System. Hierbei wird eine Raumbuchungs- / Tischbuchungssoftware genutzt, mittels der Mitarbeiter sehen können welche Plätze verfügbar sind, und sich vorab einen Tisch buchen können. Die Dauer dieser Buchungen ist hier von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es besteht die Möglichkeit, dass man sich seinen Tisch für ein paar Stunden bucht, für einen ganzen Tag oder auch für eine ganze Woche. Am häufigsten wird hier allerdings Tageweise ein Tisch gebucht.
Beide Systeme bieten sowohl Vor- als auch Nachteile. Es bleibt also ganz den Firmen überlassen zu entscheiden, was für sie die beste Lösung ist. Damit beide Systeme allerdings überhaupt funktionieren, bedarf es an gewissen Regeln und einer strukturierten Organisation, um sie in die Firmenkultur zu integrieren. Unternehmen müssen vorab die richtigen Verhältnisse schaffen, damit Desk-Sharing auch wirklich erfolgreich funktionieren kann.
Im ersten Schritt geht es darum zu klären, welche Arten von Arbeitsplätzen benötigt werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu decken. Wichtig ist zu wissen, wie viele Einzelarbeitsplätze, wie viele Teambereiche oder Silent Zones, aber auch Meeting Settings benötigt werden, um die richtige Anzahl zur Verfügung zu stellen.
Für den weiteren Vorgang sollte ein Regelwerk oder Best Practices etabliert werden, wie die Nutzung der Desk-Sharing Bereiche funktioniert, je nach Systemart kann dies variieren. Gleichzeitig muss auch dafür gesorgt werden, dass die notwendige Technologie vorhanden ist, und auch genügend verschließbarer Stauraum, in dem Mitarbeiter ihre Gegenstände lagern können.
Desk-Sharing und die damit effizientere Nutzung der Fläche können für Unternehmen bis zu 30% der Miet- und Ausstattungskosten einsparen.
60% der Unternehmen welche Desk-Sharing nutzen haben eine Verbesserung der Zusammenarbeit festgestellt.
Desk-Sharing ermöglicht vielen Firmen eine Reduzierung der Bürofläche. Das bedeutet allerdings nicht nur eine Reduktion der Miet- und Energiekosten, sondern auch für den CO²-Fußabdruck eines Unternehmens. Schätzungen gehen davon aus, dass es sich um eine Senkung von bis zu 15% handeln kann.
Für viele Firmen somit eine attraktive Lösung, um Kosten zu senken und ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Besonders förderlich auch um neue junge Talente anzulocken. Studien zeigen, dass Unternehmen, welche nachhaltige Lösungen implementieren, attraktiver für die neuen Generationen am Arbeitsmarkt sind.
Eine moderne Arbeitskultur, welche neue Arbeitsweisen nutzt ist generell attraktiver für viele Arbeitnehmer, da ihre Kreativität gefördert wird und die Arbeitsumgebung bzw. -weise an ihre Bedürfnisse angepasst ist. Neue Talente, welche produktiv und kreativ arbeiten können, haben sich als wichtigsten Erfolgsfaktor für firmen etabliert. Investitionen in nachhaltige Arbeitsweisen und Umgebungen zeigen sich somit als erfolgsfördernder Faktor, den Unternehmen nicht aus den Augen verlieren sollten.
Diese Frage kann nur jedes Unternehmen für sich selbst beantworten. Für diejenigen, welche bereits Hybrid oder Remote Work nutzen, ist die Umsetzung recht einfach zu handhaben, da hier viele Technik bezogenen Anschaffungen bereits erfolgt sind. Das bedeutet aber nicht, dass andere Firmen hier ein Handicap haben. Prinzipiell gilt, dass jedes Unternehmen Desk-Sharing in die bestehende Unternehmenskultur einbinden kann.
Ob man sich dafür entscheidet oder nicht hängt also ganz von den Bedürfnissen der Firmen und ihrer Mitarbeiter ab. Fakt ist, dass Desk-Sharing in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat und diverse Vorteile mit sich bringt, die unterschiedliche Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben. Um in Zukunft erfolgreich Arbeitskräfte anzulocken und zu halten, sollten Unternehmen früher oder später auf diesen Zug aufspringen.
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