Desk-Sharing: Ist noch ein Platz frei?
21. Februar 2024
Was ist Desk-Sharing und welche Auswirkungen hat es auf das Unternehmen? Welche Vorteile bringt Desk-Sharing tatsächlich?
B.Complete versteht New Work als Werkzeugkasten voller Ideen und Instrumente zum Thema zukunftsorientiertes Arbeiten. Unsere Mission ist, klein- und mittelständischen Betrieben diese Überlegungen näher zu bringen und gute Tools, Konzepte und Lösungen anzubieten. Denn jedes Investment in eine motivierte und glückliche Belegschaft macht sich um ein Vielfaches in Produktivität und damit Unternehmenserfolg bezahlt.
Was ist Desk-Sharing und welche Auswirkungen hat es auf das Unternehmen? Welche Vorteile bringt Desk-Sharing tatsächlich?
Was ist Desk-Sharing und welche Auswirkungen hat es auf das Unternehmen? Welche Vorteile bringt Desk-Sharing tatsächlich?
Bevor es überhaupt losgeht, muss man sich darüber klar werden, welches Desk-Sharing System zum Unternehmen passt. Eine Bedarfsanalyse hilft dabei zu prüfen, ob ein Hot-Desk System geeignet ist, oder man eine Booking-System bevorzugt. Gleichzeitig muss dafür gesorgt werden, dass genügend Arbeitsplätze für Konzentriertes Arbeiten vorhanden sind und das man die jeweiligen Zonen plant. Abhängig hiervon ist auch, ob man für jedes Team eine Zone benötigt oder man auch abteilungsübergreifende Bereiche einrichten möchte.
Die freiwerdende Fläche die durch diese Planung entsteht, kann genutzt werden um Activity Based Working Bereiche zu integrieren. Dies können Telefonboxen, Meetingräume oder gemütliche Lounges sein – dadurch fördert man die Kreativität und den Austausch und bietet seinen Mitarbeiter für jede Situation das richtige Setting. Bei der Planung der Fläche und der Einrichtung, darf auf keinen Fall auf die passenden Optionen zur Verstauung vergessen werden. Mitarbeiter benötigen einen Ort, wo sie ihre persönlichen Gegenstände verwahren können. Hierzu eigenen sich besonders Spint Systeme.
Neben der richtigen Vorbereitung im Bezug auf Einrichtung und System Wahl, benötigt es auch der richtigen technischen Ausstattung. Für effizientes Arbeiten sollte jeder Schreibtisch identisch ausgestattet sein. Das bedeutet die Planung von genügend Steckdosen, Dockingstations und Monitoren. Einheitliche Ausstattung hilft hier bei der schnelleren Organisation und sorgt dafür, dass Mitarbeiter schnell und einfach ihren Platz wechseln können.
Je nachdem ob ein Desk-Sharing System basierend auf einem Buchungssystem gewählt wurde, muss auch dieses implementiert werden. Gemeinsam mit unserem Partner RICOH bieten wir hier eine benutzerfreundliche Lösung mit RICOH Spaces die die einfache Buchung von Tischen, Meetingräumen etc. ermöglicht.
Veränderungen brauchen Transparenz, besonders neue Systeme, die die Arbeitsweise verändern. Mitarbeiter sollten von Anfang an in den Prozess miteingebunden werden. Wichtig ist, dass man die Vorteile und die Beweggründe kommuniziert und einen Kanal für Feedback hierzu einrichtet. Auf Bedenken sollte so früh wie möglich eingegangen werden, um spätere Probleme zu beseitigen.
Im späteren Verlauf kann man Schulungen für die Nutzung von Buchungssystemen anbieten und Best Practices für den Umgang mit den neuen geteilten Arbeitsplätzen kommunizieren. Besonders wichtig ist hier das es eine Clean Desk Policy gibt, bedeutet, dass man seinen Tisch sauber hinterlässt.
Bezüglich Sauberkeit ist auch wichtig, dass man auf die Hygiene achtet. Besonders im Winter oder wenn generell hohe Ansteckungsgefahr herrscht, sollte dafür gesorgt werden, dass die Frequenz der Arbeitsplatz Reinigung erhöht wird. Mitarbeiter können hierbei helfen, in denen man ihnen Feuchttücher bereitstellt, mit dem sie z.B. Tastaturen nach Gebrauch säubern können. Generell ist es empfehlenswert, dass man während dieser Zeit Mitarbeiter darauf sensibilisiert von Zuhause aus zu arbeiten, wenn sie krank sind.
Jedes neue Konzept braucht Zeit, um sich zu etablieren. Regelmäßige Analyse und Feedback durch Mitarbeiter helfen dabei Schwachstellen zu finden und diese zu beheben. Verbesserung ist ein wichtiger Bestandteil, um langfristig für Erfolg zu sorgen und die Vorteile des Desk-Sharing Systems nutzen zu können.
Desk-Sharing neu in einem Unternehmen umzusetzen kann eine Herausforderung sein. Mit diesen Tipps hat man jedoch einen guten Grundstein für den Erfolg gelegt. Natürlich können Sie hier auch unser Wissen und unsere Erfahrung nutzen, um sicher zu gehen, dass all Ihre Ansprüche erfüllt sind. Unsere Workspace Experten findet für Sie die passende Lösung und setzt diese auch schnell und zuverlässig um.
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