Was kostet ein Arbeitsplatz?

Die vollständige Rechnung für Wien 2026

Wie sich Miete, Ausstattung, Technik und Betrieb pro Monat summieren

Die Frage klingt einfach, wird aber fast nie sauber beantwortet. Wer sucht, findet Preisspannen für Schreibtische und Quadratmeterpreise für Büroflächen. Beides steht nebeneinander, ohne dass jemand daraus eine gemeinsame Zahl macht. Genau die braucht es aber, wenn eine Geschäftsführung entscheiden soll, ob ein zusätzlicher Mitarbeiter, ein größeres Büro oder eine neue Ausstattung leistbar ist.

Diese Rechnung führen wir hier durch. Mit aktuellen Zahlen für Wien, mit offengelegten Annahmen und mit den Positionen, die in der Praxis regelmäßig vergessen werden.

Die vier Kostenblöcke

Ein Arbeitsplatz kostet Geld in vier Bereichen. Die Fläche, die Ausstattung, die Technik und der laufende Betrieb. Nur der erste Block wird üblicherweise budgetiert.

Block 1: Die Fläche

Der Wiener Büromarkt ist derzeit knapp. OTTO Immobilien weist für das erste Halbjahr 2026 eine Durchschnittsmiete von € 16,20 pro Quadratmeter und Monat aus, die Spitzenmiete liegt bei € 29,50. Die Leerstandsquote beträgt rund 4,4 Prozent (OTTO Immobilien, Halbjahresbilanz Gewerbe, 9. Juli 2026). EHL nennt im Büromarktbericht Herbst 2025 für gute Lagen eine Spanne von € 15,00 bis € 19,00 und für Durchschnittslagen € 13,00 bis € 16,00, wobei es sich dabei um Angebotsmieten im Erstbezug handelt und nicht um Bestandsmieten. CBRE kommt für das erste Quartal 2026 auf eine Durchschnittsmiete von € 17,25.

Die Häuser rechnen mit unterschiedlichen Abgrenzungen, deshalb die Bandbreite. Für eine Modellrechnung ist € 16,50 pro Quadratmeter ein realistischer Mittelwert für eine ordentliche, nicht zentrale Lage.

Bleibt die Frage nach der Fläche pro Person. Rechtlich regelt das in Österreich die Arbeitsstättenverordnung. Nach § 24 AStV sind für den ersten Arbeitnehmer 8 Quadratmeter Bodenfläche vorgesehen, für jeden weiteren 5 Quadratmeter, dazu mindestens 2 Quadratmeter freie Bodenfläche am Arbeitsplatz. Das ist ein gesetzliches Minimum und beschreibt kein funktionierendes Büro. Sobald Besprechungsräume, Küche, Empfang und Verkehrsflächen dazukommen, liegt der reale Wert deutlich höher.

Eine amtliche österreichische Richtzahl für den tatsächlichen Flächenbedarf gibt es nicht. In unseren Projekten bewegt sich der Wert je nach Bürokonzept meist zwischen 12 und 18 Quadratmetern pro Person, inklusive aller gemeinschaftlich genutzten Bereiche. Wir rechnen im Folgenden mit 14 Quadratmetern und weisen das ausdrücklich als Annahme aus.

14 m² zu € 16,50 ergibt € 231,- pro Arbeitsplatz und Monat, nur für die nackte Miete.

Dazu kommen Betriebskosten. Ein belastbarer veröffentlichter Durchschnittswert für Wiener Büroflächen existiert nicht, die publizierten Betriebskostenspiegel beziehen sich auf Wohnungen und sind nicht übertragbar. Aus Mietangeboten liegt die Größenordnung meist bei rund einem Viertel der Nettomiete. Wer hier € 55,- bis € 60,- pro Arbeitsplatz und Monat ansetzt, liegt selten daneben.

Block 2: Die Ausstattung

Hier passiert der häufigste Denkfehler. Möbel werden als einmalige Anschaffung gesehen und tauchen in der monatlichen Betrachtung gar nicht auf.

Rechnen wir es sauber. Ein vollständig ausgestatteter Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Tisch, ordentlichem Drehstuhl, Stauraum, Akustikelement und anteiliger Ausstattung der Gemeinschaftsflächen liegt je nach Qualitätsniveau zwischen € 2.000,- und € 4.500,-. Die Nutzungsdauer für Büroeinrichtung wird in Österreich üblicherweise mit zehn Jahren angesetzt. Wichtig dabei: Österreich hat keine amtliche AfA-Tabelle wie Deutschland, die zehn Jahre sind Verwaltungspraxis und Erfahrungswert, keine Gesetzesnorm.

Zehn Jahre sind allerdings eine buchhalterische Größe, keine betriebliche. Kaum ein wachsendes Unternehmen nutzt seine Büroausstattung zehn Jahre unverändert am selben Ort. Realistisch sind fünf bis sieben Jahre bis zur ersten größeren Veränderung.

€ 3.000,- über sieben Jahre ergibt € 36,- pro Arbeitsplatz und Monat. Über die buchhalterischen zehn Jahre wären es € 25,-.

Die Differenz wirkt klein. Sie ist der Punkt, an dem die meisten Kalkulationen kippen, weil der Restwert bei einem Umzug oder Umbau in der Praxis nahe null liegt. Möbel, die für einen bestimmten Grundriss geplant wurden, passen selten in den nächsten.

Block 3: Die Technik

Notebook, Monitor, Dockingstation, Headset, anteilige Netzwerk- und Konferenztechnik. Für IT-Hardware wird in Österreich üblicherweise eine Nutzungsdauer von drei Jahren angesetzt, ebenfalls als Erfahrungswert. Bei € 2.400,- über drei Jahre sind das € 67,- pro Monat.

Nebenbei relevant für die Budgetplanung: Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegt in Österreich seit 1. Jänner 2023 bei € 1.000,- (USP.gv.at). Bis einschließlich dieses Betrags kann sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden, statt über die Nutzungsdauer zu verteilen. Die Grenze gilt netto, sofern das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sonst brutto. Bei Einzelmöbeln ist das häufig relevant, bei kompletten Arbeitsplatzlösungen selten.

Block 4: Der Betrieb

Reinigung, Strom, Instandhaltung, Kaffee, Wasser, Verbrauchsmaterial, Wartung der Technik. Diese Positionen laufen meist unter Gemeinkosten und werden nie auf den einzelnen Arbeitsplatz umgelegt. Je nach Ausstattungsniveau liegen sie zwischen € 40,- und € 80,- pro Person und Monat.

Die Summe

Modellrechnung auf Basis von OTTO Immobilien H1 2026, 14 m² pro Person, Möbel über 7 Jahre, IT über 3 Jahre. Annahmen im Text erläutert.

Position	pro Arbeitsplatz und Monat
Miete (14 m² zu € 16,50)	€ 231,-
Betriebskosten Fläche	€ 58,-
Möblierung (€ 3.000,- über 7 Jahre)	€ 36,-
IT-Hardware (€ 2.400,- über 3 Jahre)	€ 67,-
Laufender Betrieb	€ 60,-
Gesamt	rund € 450,-

Alle Werte sind eine Modellrechnung auf Basis der genannten Marktzahlen und klar benannter Annahmen. Bei zentraler Lage, großzügigem Flächenschlüssel und gehobener Ausstattung liegt der Wert schnell bei € 600,- und mehr. Bei kompakter Planung in einer Durchschnittslage sind € 350,- erreichbar.
Zum Vergleich: Die Arbeitskosten je geleisteter Stunde lagen 2025 in Österreich bei € 46,29 (Statistik Austria, vorläufiger Wert). Der Arbeitsplatz entspricht damit rund zehn Arbeitsstunden im Monat, also etwa einem Fünfzehntel der Personalkosten einer Vollzeitkraft. Das ist wenig gemessen an den Personalkosten und viel gemessen daran, wie selten diese Summe überhaupt jemand ausrechnet.

Warum der elfte Mitarbeiter teurer ist als der zehnte

Modellrechnung: Fläche wächst in Stufen von 140, 210, 280 und 350 m². Je voller eine Fläche, desto günstiger der einzelne Arbeitsplatz.

Die obige Rechnung unterstellt lineares Wachstum. Das gibt es nicht. Bürokosten steigen in Sprüngen.

Solange freie Arbeitsplätze vorhanden sind, kostet eine zusätzliche Person nur Möbel und Technik, also rund € 100,- pro Monat. Ist die Fläche voll, kostet dieselbe Person plötzlich einen neuen Mietvertrag, eine Adaptierung oder einen Umzug. Aus € 100,- werden fünfstellige Einmalkosten.

Genau an diesem Punkt stand Coredat Business Solutions. Das Unternehmen mit 20 bis 30 Mitarbeitenden war in einem Wiener Altbau untergebracht, der dem eigenen Wachstum nicht mehr entsprach. Der Umzug in das Bürogebäude Francis wurde nicht als reine Standortfrage behandelt, sondern gemeinsam geplant. Bewusst wurde analysiert, welche Möbel und Ausstattungen weiterverwendet werden können, etwa Teppiche, Bürostühle und Leuchten. Bestand wurde nicht als Kompromiss gesehen, sondern als Ausgangspunkt. Die Projektdauer lag bei zwei bis drei Monaten.

Das ist der Hebel, den die meisten Kalkulationen übersehen. Nicht jeder Umzug muss eine vollständige Neuinvestition sein.

Die Positionen, die regelmäßig fehlen

Aus unserer Projektpraxis sind das fast immer dieselben fünf:

Akustik. Wird in der Planung gestrichen und nach drei Monaten teuer nachgerüstet.
Stauraum. Wird zu knapp bemessen, weil im leeren Raum niemand an Ablage denkt.
Leitungsführung und Elektrik. Bestehende Elektrosäulen bestimmen, wo Arbeitsplätze überhaupt stehen können. Bei Krone.at war genau das die zentrale Einschränkung in der Planung.
Lieferung, Montage und Bauleitung. Steht in keinem Möbelangebot und macht einen relevanten Anteil der Gesamtkosten aus.
Entsorgung oder Rückbau der Altfläche. Bei einem Umzug fällt der Mieterrückbau an. Bei Sony Music Entertainment Austria war das ein eigener Projektbestandteil.

Was das für die Entscheidung bedeutet

Wer € 450,- pro Arbeitsplatz und Monat als Ausgangsgröße nimmt, sieht sofort, dass die Möblierung mit rund acht Prozent den kleinsten Block darstellt. Die Fläche macht knapp zwei Drittel aus.

Daraus folgt eine unbequeme Erkenntnis. An den Möbeln zu sparen bringt wenig, weil dort kaum Geld liegt. Die Fläche schlecht zu nutzen kostet dagegen richtig. Ein Büro, das auf 14 statt auf 18 Quadratmetern pro Person funktioniert, spart pro Person rund € 66,- Nettomiete im Monat, bei 30 Personen also fast € 24.000,- im Jahr. Rechnet man die Betriebskosten mit, sind es rund € 29.700,-. Das ist ein Vielfaches dessen, was eine gute Planung kostet.

Kinstellar Rechtsanwälte haben diesen Weg gewählt. Für rund 35 Arbeitsplätze in einem historischen Gebäude im ersten Wiener Gemeindebezirk ging es darum, die besondere Umgebung mit den funktionalen Anforderungen einer internationalen Kanzlei in Einklang zu bringen. Hochwertige Designprodukte von Wilkhahn und Vitra wurden mit standardisierten Arbeitsplatzlösungen kombiniert und über das BC All In Abo abgebildet, also ohne hohe Anfangsinvestition.

Fazit

Ein Büroarbeitsplatz in Wien kostet realistisch zwischen € 350,- und € 600,- im Monat. Der größte Hebel liegt nicht bei den Möbeln, sondern bei der Fläche und bei der Frage, wie lange eine Ausstattung tatsächlich passt. Wer beides zusammen plant, statt Miete und Einrichtung getrennt zu budgetieren, entscheidet auf einer belastbaren Grundlage.

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